Privacyverklaring
Dit is de privacyverklaring van:
GARAGE DHONT BV, een vennootschap opgericht onder Belgisch recht, geregistreerd bij de Kruispuntbank Ondernemingen (KBO) met het ondernemingsnummer 0436.872.261 en gevestigd te Gentsesteenweg 88, 9800 Deinze (België).
Voor het verdere verloop van deze privacyverklaring zullen we naar onszelf verwijzen als “Garage Dhont”, “wij” en “ons”.
Waarom een Privacyverklaring?
Deze Privacyverklaring is gericht naar iedereen die op één of andere manier persoonsgegevens met ons deelt (hierna: “je”, “jij” en “jou”). We lichten graag toe waarom we bepaalde persoonlijke gegevens van je nodig hebben en wat we met die informatie doen. Niet alleen omdat de wet dat voorschrijft, maar vooral omdat we transparantie en privacy belangrijk vinden.
Uiteraard streven wij ernaar om de regels rond gegevensbescherming uit de Europese en Belgische wetgeving zo goed als mogelijk na te leven. Daarom proberen we jou steeds de mogelijkheid te bieden om deze privacyverklaring te raadplegen vóór je persoonlijke informatie met ons deelt. Zo weet je telkens precies wat je mag verwachten en kan je een weloverwogen beslissing nemen.
Om een volledig beeld te hebben van hoe we met jouw persoonlijke gegevens omspringen, lees je best ook onze Cookie Policy.
Heb je opmerkingen, vragen of bezorgdheden over je privacy? Stuur een mailtje naar info@garage-dhont.be.
Wat weet Garage Dhont over jou en wat gebeurt er met die informatie?
Welke persoonlijke informatie we verzamelen en wat we er mee doen, hangt af van wie je bent. We onderscheiden vier categorieën:
- – Klanten
- – Prospecten
- – Commerciële partners
- – Sollicitanten
Klanten
Wat weet Garage Dhont over mij?
Als je klant bent bij Garage Dhont kunnen we volgende persoonlijke gegevens van jou en je medewerkers verzamelen:
- – Naam
- – Voornaam
- – Functie
- – Woonadres
- – E-mailadres
- – Telefoonnummer (vaste lijn / gsm)
- – Nummerplaat en chassisnummer
- – Rekeningnummer
- – Alle andere persoonsgegevens die je uit eigen beweging met ons deelt (bv. via mail, LinkedIn of WhatsApp)
Wat doet Garage Dhont met mijn informatie?
We hebben je gegevens nodig om:
- – je te kunnen contacteren in het kader van de diensten die je bij ons afneemt (naargelang het geval verkoop, lease, onderhoud).
- – je werkorders en facturen correct op te stellen, toe te sturen en op te volgen.
Heb je als klant geen samenwerking op lange termijn met ons en heb je al twee jaar geen beroep gedaan op onze diensten, dan verwijderen we al je contactgegevens uit ons klantenbestand. Wel bewaren we nog bepaalde algemene bedrijfsinformatie. Verder zijn we wettelijk verplicht om alle facturen die we in het verleden voor jou hebben opgemaakt zeven jaar bij te houden.
Overzicht (Juridisch)
|
Verwerkingsactiviteit |
Doel van de verwerking |
Rechtsgrond |
|
Informatieve communicatie in het kader van de opdracht via mail en telefoon |
Uitvoeren van de diensten |
Uitvoeren van de overeenkomst |
|
Opstellen werkorder, facturatie, invordering van betalingen, etc. |
Klantbeheer |
Uitvoeren van overeenkomst + wettelijke verplichting om facturen gedurende min. zeven jaar te bewaren |
Prospecten
Wat weet Garage Dhont over mij?
Als je interesse hebt getoond in onze diensten, bijvoorbeeld door een offerte te vragen, kunnen we volgende persoonlijke gegevens van jou en je medewerkers verzamelen:
- – Naam
- – Voornaam
- – Functie
- – Woonadres
- – E-mailadres
- – Telefoonnummer (vaste lijn / gsm)
- – Alle andere persoonsgegevens die je uit eigen beweging met ons deelt (bv. via mail, telefoon of sociale media)
Wat doet Garage Dhont met mijn informatie?
We hebben je gegevens nodig om met je te communiceren in het kader van een offerte die je bij ons hebt opgevraagd (naargelang het geval via e-mail of telefoon).
Indien je de offerte niet aanvaardt en geen klant wordt, verwijderen we al je contactgegevens na drie jaar. Het kan zijn dat we je voor die tijd nog eens telefonisch contacteren om te horen of we toch niks voor je kunnen betekenen.
Overzicht (Juridisch)
|
Verwerkingsactiviteit |
Doel van de verwerking |
Rechtsgrond |
|
Informatieve communicatie via mail en telefoon |
Het toesturen en opvolgen van een offerte voor een mogelijke opdracht op vraag van de prospect |
Gerechtvaardigd belang
|
Commerciële partners
Wat weet Garage Dhont over mij?
Als je business partner (bijv. leverancier) bent van Garage Dhont kunnen we volgende persoonlijke gegevens van jou en je medewerkers verzamelen:
- – Naam
- – Voornaam
- – Functie
- – Woonadres
- – E-mailadres
- – Telefoonnummer (vaste lijn / gsm)
- – Rekeningnummer
- – Nummerplaat en chassisnummer
- – Alle andere persoonsgegevens vrijwillig gedeeld met Garage Dhont (bv. via mail of telefoon)
Wat doet Garage Dhont met mijn informatie?
We hebben je gegevens nodig om je te kunnen contacteren in het kader van onze commerciële samenwerking (naargelang het geval via e-mail of telefoon).
Eindigt onze commerciële samenwerking, dan verwijderen we al je contactgegevens na 2 jaar. Wel bewaren we de relevante documentatie (bijv. samenwerkingsovereenkomst). Ook zijn we wettelijk verplicht om de facturen die we in het verleden van jou hebben ontvangen zeven jaar bij te houden.
Overzicht (Juridisch)
|
Verwerkingsactiviteit |
Doel van de verwerking |
Rechtsgrond |
|
Informatieve communicatie in het kader van de commerciële relatie via mail en telefoon |
Onderhouden van de commerciële relatie |
Gerechtvaardigd belang Geen mogelijkheid om je hiertegen te verzetten gezien de minimale privacy impact en het zwaarder wegend belang van de onderneming |
|
Bewaren van commerciële overeenkomsten |
Contractbeheer |
Uitvoeren van de overeenkomst |
|
Betaling en archivering facturen |
Vendor relationship management |
Uitvoeren van overeenkomst + wettelijke verplichting om facturen gedurende min. zeven jaar te bewaren |
Sollicitanten
Wat weet Garage Dhont over mij?
Wanneer je solliciteert bij Garage Dhont, verzamelen wij in ieder geval volgende gegevens:
- – Naam
- – Voornaam
- – E-mailadres
- – Telefoonnummer (vaste lijn / gsm)
- – Foto (optioneel)
- – CV, motivatiebrief en alle informatie die daarin is opgenomen (bijv. woonadres, opleiding, professionele ervaring, etc.)
- – Alle andere persoonsgegevens vrijwillig gedeeld met Garage Dhont (bijv. als je op gesprek komt bij Garage Dhont)
Wat doet Garage Dhont met mijn informatie?
Wanneer je bij ons solliciteert, zullen wij de door jou opgegeven persoonsgegevens uitsluitend gebruiken voor onze interne wervingsdoeleinden. Uiteraard zullen we in de eerste plaats nagaan of je in aanmerking komt voor de bewuste functie. Is dat niet het geval en zijn we evenmin van mening dat jouw profiel in de toekomst zou passen bij onze organisatie, dan bewaren we jouw correspondentie, profiel, CV en motivatiebrief nog gedurende maximum dertig dagen zodat we eventuele sollicitaties voor andere rollen binnen de organisatie efficiënt kunnen afhandelen.
Als de kans bestaat dat we in de toekomst toch nog een plaatsje voor jou hebben binnen de organisatie, dan bewaren we jouw correspondentie, profiel, CV en motivatiebrief eveneens maximaal dertig dagen, tenzij je ermee akkoord gaat dat we deze langer bijhouden. In ieder geval bewaren we deze gegevens niet langer dan één jaar. In geen geval bewaren we jouw gegevens in onze marketingdatabase.
Overzicht (Juridisch)
|
Verwerkingsactiviteit |
Doel van de verwerking |
Rechtsgrond |
|
Registratie van sollicitatie (bevestigingsmail) |
Opstarten van sollicitatieprocedure |
Gerechtvaardigd belang Geen mogelijkheid om je hiertegen te verzetten gezien de minimale privacy impact en het zwaarder wegend belang van de onderneming |
|
Bewaren van correspondentie met en profiel, CV en motivatiebrief van de sollicitant |
Na afwijzing:
|
Gerechtvaardigd belang Toestemming |
Wat als ik een van de vestigingen van Garage Dhont bezoek?
Wanneer je één van onze kantoren bezoekt, zal je steeds bepaalde persoonlijke informatie vrijgeven. Zo filmen wij onze bedrijfsruimten via beveiligingscamera’s. Dit doen we uitsluitend om de veiligheid te verzekeren van iedereen die zich in het gebouw bevindt. Wij hebben ter informatie het wettelijk vereiste pictogram aangebracht aan de verschillende ingangen van onze kantoorgebouwen. Deze beelden worden na veertien dagen automatisch verwijderd, tenzij het, in het kader van een bepaald incident (bijv. inbraak, diefstal, etc.), gerechtvaardigd is om deze langer te bewaren.
Daarnaast is het ook evident dat onze medewerkers (bijv. aan de receptie) je bij een kantoorbezoek vragen om je te identificeren, zodat we je vlot kunnen bedienen.
Deelt Garage Dhont mijn persoonlijke gegevens met andere partijen?
Jouw persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt met het oog op onze interne zakelijke doeleinden. In het kader daarvan kunnen wij wel beroep doen op externe partijen. Dergelijke externe partijen mogen jouw persoonsgegevens slechts volgens heel duidelijk afgelijnde instructies verwerken.
Concreet doen wij beroep op volgende categorieën van gegevensverwerkers:
- – Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor ICT-technische ondersteuning en webhosting (bijv. web developer, hosting partner, etc.);
- – Bedrijven waarvan we de cloudoplossing gebruiken voor het uitsturen van offertes en facturen en het beheren van onze klanten (CRM) en prospecten (lead management);
- – Bedrijven waarvan we de cloudoplossing gebruiken voor het uitsturen van marketing e-mails;
- – Bedrijven waarvan we de software gebruiken voor het analyseren van het verkeer naar en het navigeren op onze website.
Om een optimale bescherming van jouw persoonsgegevens te garanderen hebben wij de nodige contractuele afspraken gemaakt met al deze externe partijen om ervoor te zorgen dat zij de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen hebben en dat zij deze persoonsgegevens uitsluitend gebruiken voor de doeleinden van Garage Dhont (en dus niet voor hun eigen doeleinden).
Daarnaast kunnen we jouw persoonsgegevens doorgeven aan volgende partijen:
- – Stellantis: dit is de moedermaatschappij van verschillende automerken, waaronder Opel. Als Opel-agent geven wij jouw persoonsgegevens door aan Stellantis, zodat zij telefonische bevragingen kunnen doen en jou enquêtes via sms en e-mail kunnen sturen;
- – Ons incassobureau: voor het opvolgen van onbetaalde facturen;
- – Ons externe boekhoudkantoor: voor het beheren van onze boekhouding.
Verder zullen jouw persoonsgegevens nooit verkocht, doorgegeven of gecommuniceerd worden aan derde partijen die deze voor hun eigen doeleinden willen gebruiken. Uiteraard tenzij wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of wanneer je ons daarvoor op voorhand jouw expliciete toestemming hebt gegeven.
Tot slot is het wel mogelijk dat we jouw persoonsgegevens openbaar maken:
- – Aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer wij hiertoe verplicht zijn op grond van de wet of in het kader van een gerechtelijke of een toekomstige gerechtelijke procedure en (ii) ter vrijwaring en verdediging van onze rechten;
- – Wanneer (nagenoeg) al onze activa worden overgenomen door een derde partij, in welk geval jouw persoonsgegevens een van de overgedragen activa zijn.
Garage Dhont werkt samen met diverse partijen, die diensten aanbieden op gebied van financiering en verzekeringen. De klant kan met deze derde bedrijven een individuele overeenkomst aangaan en in het kader daarvan eigenhandig persoonsgegevens verstrekken aan deze derde partij. Het is aangewezen dat de klant daarbij de privacyverklaring van de desbetreffende partij doorneemt.
Worden mijn persoonsgegevens doorgegeven aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte?
Wij zullen jouw persoonsgegevens uitsluitend doorgeven aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (d.i. de EU en Ijsland, Liechtenstein en Noorwegen) op één van volgende voorwaarden:
- – Het land van bestemming biedt volgens de Europese Commissie een passend beschermingsniveau;
- – Het land van bestemming biedt op zich geen passend beschermingsniveau, maar Garage Dhont maakt de nodige contractuele afspraken met de partij in kwestie, rekening houdende met de modelcontractbepalingen (‘standard contractual clauses’) zoals gepubliceerd door de Europese Commissie.
Hoe weet ik of Garage Dhont mijn persoonlijke informatie veilig bewaart?
Wij hebben alle redelijke technologische en organisatorische voorzorgsmaatregelen genomen om elk risico op ongeoorloofde toegang tot en verlies, misbruik of wijziging van je persoonsgegevens tot een minimum te beperken.
Hoe lang bewaart Garage Dhont mijn gegevens?
We bewaren je persoonsgegevens nooit langer dan noodzakelijk is om de vooropgestelde doeleinden, zoals beschreven in deze Privacyverklaring, te bereiken. Wanneer de wet een specifieke bewaartermijn voorschrijft (bijv. zeven jaar voor het bewaren van facturen), dan passen we die bewaartermijn toe.
Wat zijn mijn privacyrechten en hoe kan ik ze uitoefenen?
Worden jouw persoonsgegevens door Garage Dhont verwerkt, dan beschik je – ten opzichte van ons – over volgende rechten:
- – Recht op toegang tot de persoonsgegevens die wij over jou bijhouden;
We zijn altijd bereid om jou een duidelijk en volledig overzicht te bezorgen van de persoonsgegevens die we tot dusver over jou verzameld hebben.
- – Recht op rectificatie, vervollediging of update van jouw persoonsgegevens;
Is de informatie die we over jou hebben niet (langer) correct? Dan passen we die op jouw vraag aan.
- – Recht op schrapping van jouw persoonsgegevens (het ‘recht om vergeten te worden’)
Je kan ons vragen om de gegevens die we over jou hebben te verwijderen. Het is wel mogelijk dat een wettelijke verplichting of de uitvoering van onze overeenkomst met jou ons niet toelaat om bepaalde persoonlijke informatie te verwijderen. Zo zijn wij bijvoorbeeld wettelijk verplicht om facturen gedurende een termijn van zeven jaar te bewaren.
Verder heb je ook nog een recht op beperking, bezwaar en overdraagbaarheid, maar die rechten zijn in je relatie met ons minder relevant.
Je kan jouw privacyrechten kosteloos uitoefenen door contact met ons op te nemen via info@garage-dhont.be. Wij zullen zo snel mogelijk antwoorden en ten laatste één maand nadat we jouw verzoek ontvangen hebben.
Kan deze Privacyverklaring in de toekomst gewijzigd worden?
Het is zeker mogelijk dat we deze Privacyverklaring op een later ogenblik updaten. Dat doen we iedere keer wanneer er iets (grondig) verandert in de manier waarop we met jouw persoonsgegevens omgaan. We plaatsen in dat geval een nieuwe versie van de Privacyverklaring op onze websites. Het is daarom aangewezen dat je regelmatig onze websites bezoekt en onze Privacyverklaring raadpleegt.
Niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan?
Indien je opmerkingen of klachten hebt over de wijze waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, vragen wij jou om deze eerst aan ons te melden. Dat kan door een mail met jouw klacht te sturen naar info@garage-dhont.be. Op die manier kunnen we samen tot een oplossing komen.
Ben je na deze melding nog niet steeds niet tevreden? Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (voor België: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/).
Na het lezen van deze Privacyverklaring toch nog vragen?
Stuur een mailtje naar info@garage-dhont.be. We nemen graag de tijd om jouw vragen rond privacy te beantwoorden.